กรณีศึกษา แปลและรับรองโดยนักแปลขึ้นทะเบียนกระทรวงยุติธรรม — ขั้นตอน เอกสาร และข้อควรระวังจากงานจริง

ความต่างอยู่ที่การถูกบันทึกชื่อไว้ในบัญชีของหน่วยงานรัฐ พร้อมเลขทะเบียนและตัวอย่างลายมือชื่อ ทำให้หน่วยงานผู้รับตรวจย้อนกลับได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบคำแปลฉบับนั้น นักแปลทั่วไปอาจมีคุณภาพงานดีเท่ากัน แต่ไม่มีเลขทะเบียนให้อ้างอิง จึงมักถูกปฏิเสธเมื่อปลายทางเป็นศาล หน่วยงานทะเบียน หรือกระบวนการที่ต้องยืนยันตัวผู้แปลเป็นเงื่อนไขบังคับ

งานที่เอกสารจะเข้าสู่กระบวนการทางกฎหมายหรือทะเบียนราษฎร เช่น คำพิพากษา คำสั่งศาล สัญญาที่ใช้ประกอบคดี เอกสารทะเบียนครอบครัว หนังสือมอบอำนาจที่ต้องใช้ต่อหน่วยงานรัฐ และเอกสารประกอบการขอสัญชาติหรือถิ่นที่อยู่ การเลือกผู้แปลให้ถูกประเภทตั้งแต่แรกช่วยลดความเสี่ยงต้องแปลใหม่ทั้งชุดเมื่อถูกตีกลับ ซึ่งมักเสียเวลามากกว่าตัวงานแปลเอง

การมีชื่อในทะเบียนช่วยเรื่องความน่าเชื่อถือ แต่ไม่ได้ทำให้ข้ามขั้นตอนตรวจของกรมการกงสุล เจ้าหน้าที่ยังตรวจว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับ ชื่อเฉพาะสะกดตรงกับหนังสือเดินทาง วันที่และเลขเอกสารครบถ้วน และต้นฉบับเป็นฉบับที่รับรองได้ตามระเบียบ หากพบส่วนที่ไม่ตรงจะให้แก้ก่อน โดยทั่วไปรอบแก้ไขและยื่นใหม่ใช้เวลาเพิ่มอีกไม่กี่วันทำการขึ้นกับคิวของหน่วยงาน

ยึดหนังสือเดินทางเป็นหลักเสมอ เพราะเป็นเอกสารที่ปลายทางใช้ตรวจตัวตน หากชื่อในทะเบียนราษฎรสะกดอังกฤษไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง ให้ใช้การสะกดแบบหนังสือเดินทางในคำแปลและระบุการสะกดอีกแบบไว้ในวงเล็บเมื่อจำเป็น กรณีเคยเปลี่ยนชื่อหรือนามสกุล ควรแนบคำแปลหนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อไปด้วย เพื่อให้ผู้ตรวจเชื่อมโยงเอกสารทุกฉบับเข้ากับบุคคลเดียวกันได้

ต้องได้ฉบับที่ศาลรับรองสำเนาถูกต้องและมีตราประทับครบทุกหน้า รวมหน้าที่เป็นสารบัญหรือหน้าเปล่าที่มีเลขหน้า เพราะการขาดหน้าใดหน้าหนึ่งทำให้ปลายทางถือว่าเอกสารไม่สมบูรณ์ หากคดีมีคำสั่งแก้ไขภายหลังหรือหนังสือรับรองคดีถึงที่สุด ควรขอมาพร้อมกันแล้วแปลเป็นชุดเดียว เพื่อไม่ให้เกิดช่องว่างของลำดับเหตุการณ์ที่ผู้ตรวจต้องตั้งคำถาม

ให้ขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับเอกสารก่อนเริ่มงาน คำว่า certified translation ในแต่ละประเทศหมายถึงคนละอย่าง บางแห่งหมายถึงคำรับรองของบริษัทแปล บางแห่งต้องเป็นผู้แปลที่ปฏิญาณตนต่อศาล และบางแห่งต้องผ่านนิติกรณ์ของกระทรวงการต่างประเทศเพิ่ม การยืนยันนิยามก่อนช่วยให้เลือกเส้นทางเดียวจบ แทนที่จะเดินซ้ำสองรอบซึ่งเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย

ใช้ซ้ำได้เมื่อปลายทางใหม่ยอมรับรูปแบบเดียวกันและเอกสารต้นฉบับยังไม่เปลี่ยนแปลง แต่หลายหน่วยงานกำหนดอายุของคำรับรองหรือของต้นฉบับไว้ เช่น ต้องออกไม่เกินสามถึงหกเดือน กรณีนี้แม้คำแปลถูกต้องก็ต้องขอต้นฉบับใหม่และแปลใหม่ตามวันที่ปัจจุบัน จึงควรตรวจเงื่อนไขเรื่องอายุเอกสารของปลายทางก่อน แล้วค่อยตัดสินใจว่าจะใช้ชุดเดิมหรือทำใหม่

ควรใช้รูปแบบเดียวกันทั้งชุด ทั้งการสะกดชื่อ ระบบวันที่ ชื่อหน่วยงานภาษาอังกฤษ และคำศัพท์เฉพาะที่ซ้ำกันในหลายฉบับ เพราะผู้ตรวจจะอ่านเทียบข้ามฉบับ ความไม่สอดคล้องเล็กน้อยกลายเป็นข้อสงสัยได้ วิธีที่ได้ผลคือทำอภิธานศัพท์ของชุดงานไว้ก่อนเริ่มแปล แล้วให้ผู้แปลทุกคนในชุดใช้อภิธานเดียวกัน พร้อมตรวจทานรวมอีกครั้งก่อนส่ง